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艾森豪威爾法則:高效能“十二時辰”

  郁偉  2019-08-08 00:00:00   世界經理人
認識你的時間,只要你肯,就是一條卓有成效之路。

最近火了一把的熱劇《長安十二時辰》,讓“時辰”這一中國智慧傳承的計時方式再次為世人所關注。

“時辰”蘊含了古人對時間的理解以及認知、管理,東漢時期著名的“三余讀書法”就充分體現了古人的時間觀念;氐疆斚,我們在探討高效能人士時,也都離不開時間的把控,把時間緊緊攥在手心,大概是時間管理的第一個目標。

魯迅先生說:“時間就像海綿里的水,只要愿擠,總還是有的!笔堑,碎片時間的運用講求積少成多、因時而宜,如此所能達成的效果亦非常驚人,但如若每日“十二時辰”的事務都安排妥當,也許就用不著費心去“擠”海綿了。

認識你的時間,只要你肯,就是一條卓有成效之路。

喬布斯在斯坦福畢業演講上說:“你們的時間很有限,所以不要將它們浪費在重復其他人的生活上!涀∧慵磳⑺廊ァ俏乙簧杏龅降淖钪匾鹧,它幫我指明了生命中重要的選擇!

時間是一種特殊又寶貴的資源,高效能管理者從來不會為時間的安排而糾結。

德魯克在《卓有成效的管理者》一書中提到,要成為一個優秀的管理者,首先要管理好自己,而要管理好自己,最重要的是管理時間。

知識經濟時代,效率比以往顯得更加重要了,相應地,時間管理能力或許就是這個時代最重要的一項技能,因為它讓你更具競爭力。然而我們都知道,時間本身是無法管理的,時間管理的本質還是做選擇題,也就是怎樣實現效能提升?艾森豪威爾法則是個不錯的選擇。

艾森豪威爾法則又叫十字法則或四象限法則或要事第一法則,這是時間管理領域最重要的法則。顧名思義,法則源自艾森豪威爾的十字時間計劃:畫一個十字,分成四個象限,分別是:重要緊急的;重要不緊急的;不重要緊急的;不重要不緊急的。根據需求把自己要做的事全部分類進去,然后集中精力優先處理最重要而緊急象限中的事情。

十字時間計劃

從上校參謀到五星上將只用了四年

德懷特·戴維·艾森豪威爾,美國第34任總統,陸軍五星上將。他是格蘭特總統之后第二位職業軍人出身的總統。這讓他的身上帶著軍人的顯著特點,強而有力的執行力以及對時間的高度感知和理解。艾森豪威爾的一生充滿傳奇色彩,他曾獲得很多個第一的榮譽。

1940年,艾森豪威爾還僅僅是個上校,1944年他晉升為五星上將,在全部10位美國五星上將中,艾森豪威爾的晉升如同坐火箭,要知道這條路,馬歇爾用了近20年。

而同時艾森豪威爾幾乎所有的上級都對他極為看重,十分賞識?导{將軍點評艾森豪威爾:“最有能力,最有效率,最忠誠的軍官之一!

那么,艾森豪威爾的工作秘訣是什么?他用什么妙法保證那些重要任務不被干擾并得以完美執行?

為了應付紛繁的事務,并且爭取迅速處理而不貽誤,每當艾森豪威爾即將執行一個計劃時,他總會把那個計劃拿給他的最善于吹毛求疵的批評家去審查。他的批評家們常常會將他的計劃指責得一無是處,并且告訴他該計劃為什么不可行。有人問他為什么要浪費時間將計劃給一群批評家們看,而不把計劃拿給那些贊同他的觀點的參謀看。艾森豪威爾則回答說:因為我的批評家們會幫助我找到計劃中的致命弱點,這樣,我就可以把他們糾正過來。

高效能:要事第一,先抓牛鼻子

艾森豪威爾法則告訴我們:做事前需要科學地安排。要事第一,先抓牛鼻子,然后再按照輕重緩急逐步執行,一串串,一層層地把所有事情拎起來。條理清晰,成效才能顯著,切忌眉毛胡子一把抓。

就在上個月,筆者遇上一個難題,從月初的無序到月末的焦慮,整個月都在調整工作狀態中度過,總是發現時間不夠用,然百思不得其解,到底是哪兒出了問題?

于是我跑去和老板喝茶,意外的是老板沒有直接解答我的疑惑,反而甩給我一堆問題:你有沒有要寫一篇工作報告,卻一直在刷朋友圈?有沒有要準備一份會議PPT,偏偏等到截止日期才通宵去做?有沒有一直覺得哪里出了問題又一直找不到問題的所在?

……全中招……

舉個例子,有時我在檢索一個關鍵詞的時候,看到一個新聞,然后就點了進去,看完新聞后,似乎微博也要瞅瞅,轉而去看微博,看完微博,再打開朋友圈,然后一上午就過去了,而我的關鍵詞檢索進度條卻卡住了,早先擬好的工作只能往后推。

“那得提升效能了,所以為什么你還是跟一年前的自己一樣呢?”老板意味深長地對我說!白鳛楣芾碚咄ǔN沂沁@么做的,想要高效能,先得把基礎打好!崩习迤诖医酉聛砟軌蛴行Ч芾碜⒁饬Γ

1、選擇一件值得聚焦的事情;

2、排除內外部的干擾;

3、找到注意力集中的最佳時長;

4、走神時,迅速把注意力拉回選定的事情上。

回到辦公桌前,我再次打開德魯克《卓有成效的管理者》,“有效的管理者知道,時間是一項限制因素。任何生產程序的產出量,都會受到最稀有資源的制約。在我們稱之為工作成就的生產程序里,最稀有的資源,就是時間。但人們卻往往最不善于管理自己的時間!

要提高管理者的能效性,第一步就是記錄其時間耗用的實際情形,第二個步驟就是要做有系統的時間管理。

利用艾森豪威爾法則燃燒小宇宙

老話說的好:“自知是自善的第一步!贝丝,請你仔細地考慮一下,是什么偷走了你的時間?是什么讓你陷入日復一日地壓力和焦慮中?想明白這些問題,拿起紙和筆,按照艾森豪威爾法則,開始規劃你的一天十二時辰。

按照艾森豪威爾法則,開始規劃你的一天十二時辰。

首先,按照“要事第一”的法則,將所有事務分為四類:

重要且緊急:需要盡快處理,最優先。

重要不緊急:可暫緩,但要加以足夠的重視,最應該偏重做的事。

緊急不重要:不太重要,但需要盡快處理,可考慮是否安排他人。

不重要且不緊急:不重要,且也不需要盡快處理,可考慮是否不做、委派他人、或推遲。

急迫之事通常顯而易見,推托不得;也可能較討好,有趣,卻不一定重要。

筆者曾采訪過某家具企業的老板,公司是國內幾大家具OEM供應商之一。近兩年來,出口價格被壓得很厲害,受貿易摩擦的影響較大,同時國內的OEM訂單也越來越少,工廠情況不容樂觀。為了改變這種狀態,老板決定走自主品牌之路。開始的時候,一切都還是好好的。但后來隨著公司為適應品牌運作需求而做了一系列管理調整,可是還沒享受到調整的成果,企業的品牌效應還沒打響,整個公司的經營已經變得一團糟。

在同老板的交談中,筆者得知在轉型的大潮中,他們也并不是盲目的去實踐跟風,那么問題出在哪里?老板表示在整個決策過程中總結出來有三個問題等待解決:

第一,需要能夠滿足或者響應個別顧客的個性要求(服務);

第二,需要開發新的產品和提供創新的服務(研發);

第三,需要解決既沒有辦法也沒有人力來實現創意的問題(人才)。

我們嘗試應用四象限思維法去歸類,顯然,提升服務應該放在重要且緊急(如果沒有銷量,一些都是空談)而開發產品則應歸屬重要不緊急(研發創新應該作為潛在最重要的事情),人才儲備放到不重要且不緊急(既然現階段無法實現,不如用好現有人才)。

像這位朋友一樣,許多OEM企業的老板還是習慣靠直覺做決策?此破椒有序,實則風險極大。未來老板們拼的是視野、資本、整合能力,但管理能力是關鍵。以前野蠻生長的民營企業家,如果還企圖用舊思維經營,結局可以想象。

四象限思維法應用

四象限思維法應用

管理者,需要具備寬視野與深思考。所以,分類并不簡單。

集中精力,全神貫注于一項工作,首先要有足夠的勇氣,要敢于決定該做和先做的工作。只有這樣,你才能成為時間和任務的“主宰”,而不會成為它們的奴隸。

那么,四象限思維法除了作用于日常性工作中,對于企業決策和戰略有沒有幫助?

“我們每天面對的選擇越來越多,只要你是決策者,就必須做選擇題,怎么做選擇,做對選擇?”匯川技術朱興明認為:支持者只考慮做一件事情帶來的好處,而反對者卻強調做一件事情的壞處,然而,很少有人會去考慮不做一件事有什么好處?這就需要思維經常處在第一象限的人去審視第四象限的因素,思維經常處在第二象限的人則需要理解第三象限的內容。

第一象限:做這個有什么好處;

第二象限:做這個有什么壞處;

第三象限:不做這個有什么好處;

第四象限:不做這個有什么壞處。

無論怎么變化,四象限思維法仍然是3大步驟:記錄時間認識自我、編制時間計劃表、管理檢查與總結。同樣,這也是艾森豪威爾法則的精髓所在。

使用場景:艾森豪威爾原則分類法幫助我們按照一定的原則將每天所面對的事情進行理性分類,以實現效率最大化。同時該原則同樣能夠運用于目標管理。這個法則不僅適合于工作中,同樣適合于生活中,還適合于對人生的規劃。執行是最好的學習方式,方法再好不去使用也是無效的。分清主次,高效成事,依然是21世紀最大難題,諸君仍需努力。

艾森豪威爾法則

圖 / 圖蟲

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